Lo Studio J&T è beneficiario del contributo POR FESR 2014-2020 Bando DGR 2639/2017 Attività 2.3.b.1 bis “Aiuti agli investimenti e riorganizzazione e ristrutturazione aziendale delle PMI”.

Descrizione del progetto
Lo Studio ha inteso avviare un progetto di investimento tecnologico dell’informazione e della comunicazione volto alla realizzazione di una soluzione tecnologica innovativa rispetto agli studi concorrenti permettendo un interscambio tra clienti (aziende) e lo Studio più rapido e tecnologicamente avanzato.
L’obiettivo era l’individuazione di soluzioni volte a diminuire il tempo di risposta di mercato, attraverso uno scambio di dati su operazioni e clienti più rapido che permettesse un lavoro più fluido tra le business unit aziendali.
Accanto all’obiettivo produttivo, commerciale di diventare uno studio professionale concorrenziale ed evoluto tecnologicamente rispetto le altre strutture sul mercato con relativa crescita del fatturato, viene costantemente perseguito anche un obiettivo di natura organizzativa e sociale. Lo Studio vuole infatti permettere ai lavoratori sia propri sia delle Aziende clienti di attivare contratti di lavoro agile e poter lavorare da casa dando priorità alla cura della famiglia permettendo di gestirsi in maniera più flessibile i tempi di lavoro.
La riorganizzazione interna alla direzione ICT ha implicato la gestione delle infrastrutture e servizi cosi come delle competenze professionali degli operatori.
Fondamentale è stato inoltre garantire una maggiore sicurezza informatica ai fini di proteggere i dati sensibili nel rispetto del GDPR e della connessa normativa.

Finalità e risultati del progetto
Lo Studio ha inteso avviare un progetto di investimento tecnologico dell’informazione e della comunicazione volto alla realizzazione di una soluzione tecnologica innovativa rispetto agli studi concorrenti permettendo un interscambio tra clienti (aziende) e lo Studio più rapido e tecnologicamente avanzato.
Grazie al progetto è stato realizzato un sistema di scambio e di archiviazione documentale che rende la relazione più rapida e veloce, il tutto nel rispetto della protezione dei dati voluta dal GDPR.
Il progetto ha permesso di trovare soluzioni ed applicazioni digitali che secondo il paradigma dell’Internet of Things consentissero uno scambio di informazioni tra macchine e oggetti.
Per realizzare ciò lo Studio ha dovuto avvalersi di un professionista informatico che potesse analizzare lo Studio, le esigenze operative, comprendere la delicatezza dei dati trattati, la sicurezza della protezione degli stessi e l’esigenze dei clienti dello Studio e dello stesso personale di Studio.
L’analisi è stata pertanto articolata ed impegnativa.
È stato in seguito selezionato un server esterno con hosting dedicato ed in cloud con caratteristiche e potenza elevata che permettesse un’alta protezione dei dati e permettesse una conservazione con backup automatici quotidiani. Lo stesso server in caso di problemi tecnici doveva aver già conservato e inviato gli stessi documenti ad un altro server che in caso di rottura del primo garantisse la presenze del dato originale.
Si è reso necessario l’acquisto di un Network Attached Storage (NAS) per l’archiviazione sicura dei dati (criptata), oltreché l’acquisto di due dischi di backup su cui effettuare i backup giornalieri criptati, in pieno rispetto del GDPR.
Sono inoltre stati acquistati router firewall per l’interconnessione delle sedi operative mediante connessione sicura VPN.
L’archiviazione della parte viva è stata effettuata in cloud Microsoft (in Europa) nel rispetto della normativa GDPR.
Tutte le macchine sono state protette tramite antivirus centralizzato dotato di cruscotto di monitoraggio prevedendo la possibilità di pronto intervento.
I componenti dell’infrastruttura di rete (wi-fi, switch, router, ecc.) sono oggi tutti centralmente monitorati per garantire una miglior efficienza e un immediato avviso delle eventuali anomalie, prevedendo anche in questo caso la possibilità di pronto intervento da remoto del responsabile tecnico.
Ai fini della sicurezza è stata disabilitata su tutti i pc la possibilità di salvare i documenti e i dati su archivi USB al fine di evitare prelievi di dati non autorizzati e quindi garantire un elevato standard di sicurezza.
La carta è stata dismessa e gli operatori e le aziende hanno ridotto dell’80% la stampa della documentazione sul personale dipendente.
I computer sono stati di conseguenza ammodernati, sostituendo i pc di vecchia generazione, e potenziati per poter rendere funzionale le attività di scambio in cloud.
Il risultato finale è uno scambio documentale con condivisione rapida e istantanea col cliente col personale di Studio. Gli accessi sono riservati e sono monitorati dal responsabile informatico che segnala eventuali accessi anomali o è grado di seguire la rete e il funzionamento di ciascun pc.
Si precisa che i dati oggetto di interscambio e sensibili sono quelli relativi al personale delle aziende. Quindi contratti di assunzione e del rapporto lavorativo in genere, buste paga, dichiarativi fiscali e tutti i dati inerenti il rapporto con il personale di più di 350 aziende per un numero che può aggirarsi su circa 4.000 soggetti.
Il tutto permette un netto miglioramento dei processi aziendali rendendo i servizi più rapidi ed efficienti e lo scambio di informazione molto più veloce e soprattutto sicuro.
Il progetto ha permesso di creare un notevole appeal sui clienti in quanto sul mercato ci sono pochissimi Studi in grado di fornire questo servizio. L’investimento iniziale ha permesso allo Studio una netta distinzione rispetto ai competitor permettendo la penetrazione di mercati non solo limitrofi come sempre di norma è avvenuto, ma a livello nazionale.
Da non sottovalutare l’importante impatto ambientale del progetto non usando più praticamente carta, toner ed energia elettrica per server interni.

La crescita della realtà economica, con lo sviluppo dell’attività di Studio su più sedi e con l’acquisizione di un numero importante di clienti, oltre all’apprezzamento del servizio, ha stimolato lo Studio a sviluppare, anche successivamente alla conclusione del progetto, ulteriori servizi di dematerializzazione dei dati proseguendo il proprio obiettivo di informatizzazione delle attività e di archiviazione informatica.